1. Lepsza organizacja pracy

Obieg dokumentów wyklucza potrzebę przekładania dokumentów między biurkami pracowników. W tym faktur i umów. Zamknięte w systemie, mogą być dużo łatwiej wyszukiwane i organizowane. Obieg dokumentów umożliwia wgląd w to, kto i kiedy dany dokument otworzył i czy przekazał go ponownie.

2. Oszczędności w budżecie

W tradycyjnym obiegu dokumentów dokumenty często giną lub w natłoku pracy są zapominane. To natomiast powoduje straty w budżecie firmy związane z czasem poświęcanym, aby dany dokument odnaleźć i opóźnieniami w wywiązywaniu się z umów.

3. Zwiększony komfort pracy

System do obiegu dokumentów w firmie, dla której automatyzacja jest nowością, może z początku zniechęcać pracowników. Jednak w krótkim czasie okazuje się, że decyzja o wdrożeniu systemu zwiększyła komfort pracowników, którzy poprzednio przyzwyczaili się do nieefektywnego tradycyjnego obiegu dokumentów.

4. Większa kontrola nad zadaniami i deadlinami

Automatyzacja obiegu dokumentów daje znacznie większą kontrolę nad zarządzaniem zadaniami. Jak wcześniej wspomnieliśmy, system do obiegu dokumentów pozwala na wgląd w informacje o tym, kiedy dana osoba otworzyła dokument i jakie następne kroki podjęła.
Co więcej, system do obiegu dokumentów może służyć jako elektroniczne archiwum, będące alternatywą dla fizycznego pomieszczenia, oraz jako terminarz, który przypomina o nadchodzących lub zaległych zadaniach do wykonania.

5. Integracja różnych działów firmy

Wiele firm używa systemu finansowo-księgowego lub CRM do zarządzania jednym z działów firmy. Dobrze dobrany system do obiegu dokumentów, może zostać zintegrowany z tymi systemami i łączyć ze sobą różne obszary działania firmy. Na przykład, faktury przetwarzane w systemie finansowo-księgowym, mogą zostać poddane wieloetapowej akceptacji w systemie do obiegu dokumentów, bez potrzeby przepisywania danych.

6. Gotowość na najnowsze technologie

Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w biznesie ma bardzo szeroki zakres i powoli staje się standardem dla efektywnie prowadzonych przedsiębiorstw. System charakteryzujący się otwartym kodem źródłowym pozwoli na modyfikację funkcji systemu w przyszłości oraz integrację z innymi używanymi w firmie technologiami.

Podsumowując, obieg dokumentów jest systemem, w jaki warto inwestować. Nie tylko sprawi, że zarządzanie firmą stanie się łatwiejsze i bardziej efektywne, ale również wpłynie na jej konkurencyjność.
Obecnie na rynku jest wiele systemów do zarządzania dokumentami, dlatego warto poświęcić czas na dokładną analizę potrzeb firmy i upewnić się, że system będzie mógł się rozwijać wraz z prowadzoną działalnością.