Ile należy przechowywać dokumenty w firmie?

Jest to dość ważne zagadnienie, ponieważ nie jest to termin subiektywny, w którym jeden przedsiębiorca musi to robić przez rok, a drugi dla przykładu przez 3. Warto zatem posiadać segregator, w którym będą znajdować się wszelkie dokumenty potwierdzające współpracę z danym podmiotem. Termin, który określają przepisy, to aż 5 lat. Przez ten czas należy posiadać wszelkie dokumenty jak:

• kopie i oryginały faktur VAT,
• księgi podatkowe i dokumenty,
• pobór i inkas podatkowy,
• kopie wystawionych rachunków.

Co ciekawe, choć nie dotyczy to faktur, to umowy pracowników należy przechowywać aż przez 50 lat! Wracając jednak do faktur, nie jest to tak, że można przechowywać sobie dokumenty w takiej formie, jak nam się podoba. W pierwszej kolejności muszą być to dokumenty poukładane chronologicznie. Powinien o tym pamiętać każdy pracownik biurowy.

Ważną wskazówką jest to, że nie trzeba już przechowywać wszelkich dokumentów w formie fizycznej, ponieważ ustawodawca zezwolił na to, aby m.in. faktury i rejestry VAT były przechowywane w sposób elektroniczny. Jest to o wiele prostsze, ponieważ w całym natłoku zawsze może być tak, że zgubi nam się jeden czy drugi dokument, natomiast elektroniczne kopie można powielać praktycznie bez końca. Należy jednak tutaj uważać, ponieważ bezpieczeństwo jest kwestią nadrzędną. Dostęp do nich powinni mieć tylko zaufani pracownicy i do ich obowiązków należy również to, aby nie wyciekały na zewnątrz.

Jak należy przechowywać faktury?

Podstawą są znane z pracy biurowej segregatory. Można je ułożyć w dowolny sposób tak, aby pracownikom było wygodnie sięgać po każde materiały. Nie można jednak tutaj zapomnieć o tym, że staranność w ich przechowywaniu jest nader istotna. Koniecznością jest przetrzymywanie faktur w koszulkach biurowych, by nie doszło do ich zabrudzenia czy podniszczenia.

Jeszcze innym rozwiązaniem są sejfy. To najbezpieczniejsza opcja, chociaż ma ona swoje minusy w postaci, chociażby braku dostępu dla osób postronnych czy też sam jego zakup będzie o wiele droższy niż zakup segregatorów. Wydaje się jednak, że to opcja, która daje największe bezpieczeństwo, chociaż należy sobie zadać pytanie czy w obliczu digitalizacji wszelkich dokumentów ma to większy sens.

Ostatnią opcją są dyski twarde oraz przenośne nośniki. Technologia cały czas idzie do przodu, więc przechowywanie faktur na dysku komputera, przenośnym nośniku czy też chmurze, to może być jak najlepsze rozwiązanie. Nie trzeba wtedy inwestować pieniędzy, a jest to też oszczędzanie papieru i miejsca na firmowych półkach.