W zgłoszeniu wysyłanym na adres ukraina@muw.pl należy podać:
- dokładną lokalizację,
- liczbę miejsc w danym obiekcie wraz z liczbą osób, które mogą zostać przyjęte,
- koszty,
- termin, od którego wskazana liczba miejsc będzie dostępna,
- czas, na jaki możliwe jest wykorzystanie danego obiektu na wskazane cele,
- informację o możliwości wyżywienia w danym obiekcie z uwzględnieniem ciepłych posiłków,
- osobę koordynującą z ramienia danego podmiotu i jej dane kontaktowe.

Przedstawiciele urzędu wojewódzkiego będą się kontaktować z osobami zgłaszającymi akces do użyczenia swoich miejsc noclegowych.

- Za każdą chęć niesienia pomocy już teraz składam podziękowania. Liczba zgłoszeń z Małopolski to niemal pospolite ruszenie i bardzo konkretny wyraz solidarności z Ukrainą. Będziemy koordynować te działania związane z bazą noclegową dla uchodźców z Ukrainy na terenie Małopolski. Baza miejsc została już przygotowana m.in. w oparciu o miejsca wskazane przez marszałka województwa oraz akademiki, będzie uruchamiana zgodnie z potrzebami. Zgłoszenia będziemy wykorzystywać do jej dalszego rozszerzania - mówi wojewoda małopolski Łukasz Kmita.