Biuro rachunkowe radzi: jak przygotować spis z natury na koniec roku w sklepie, hurtowni i warsztacie

Kto musi sporządzić spis z natury na koniec roku?

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego mają przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli rozliczający się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Spis obejmuje towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady.

Remanent sporządzony na 31 grudnia 2026 roku zamyka rok w księdze, a jednocześnie jest remanentem początkowym na 1 stycznia 2027 roku. Jeden spis rozlicza więc dwa lata podatkowe. Spółki prowadzące pełną księgowość przeprowadzają inwentaryzację według ustawy o rachunkowości, na innych zasadach. Ten poradnik dotyczy firm rozliczających się w KPiR.

Jak remanent wpływa na podatek dochodowy?

Przedsiębiorca prowadzący KPiR księguje zakup towaru jako koszt w chwili zakupu. Część towaru pozostaje jednak na półkach na koniec roku, a spis z natury koryguje koszty o tę wartość. Dochód za rok oblicza się tak, że do kosztów dodaje się wartość remanentu początkowego, a odejmuje wartość remanentu końcowego.

Obrazuje to przykład sklepu, który w 2026 roku osiągnął 600 tys. zł przychodu, kupił towar za 420 tys. zł, poniósł 80 tys. zł innych kosztów i zaczynał rok z towarem wartym 90 tys. zł. Jeśli na koniec roku na półkach zostanie towar za 110 tys. zł, dochód wyniesie 120 tys. zł. Przy remanencie końcowym wartym 90 tys. zł dochód spadnie do 100 tys. zł. Różnica 20 tys. zł w wartości towaru przekłada się więc wprost na taką samą różnicę w dochodzie.

Z tego powodu księgowi z biura rachunkowego iKsięgowa zwracają uwagę na dwie sprawy. Zaniżony remanent obniża podatek, ale szybko wychodzi przy kontroli, gdy urząd porównuje zakupy, sprzedaż i marże z poprzednich lat. Zawyżony remanent oznacza z kolei zapłatę podatku od towaru, którego w rzeczywistości w firmie brakuje.

Jak przygotować się do spisu z natury na koniec roku?

Specjaliści z biura księgowego iKsięgowa radzą, żeby przygotowania zacząć na dwa, trzy tygodnie przed końcem roku. Pierwszym krokiem jest uporządkowanie towaru: rozdzielenie towaru pełnowartościowego od uszkodzonego, przeterminowanego i przeznaczonego do zwrotu. Warto też oddzielić rzeczy, które fizycznie leżą w firmie, ale do niej nie należą.

W warsztacie samochodowym chodzi przede wszystkim o części kupione na zlecenie konkretnego klienta i już mu zafakturowane. W sklepie mogą to być towary w komisie, a w hurtowni towar sprzedany i czekający na odbiór. Z kolei towar kupiony, zafakturowany i będący jeszcze w drodze należy do firmy i powinien znaleźć się w spisie na podstawie dokumentów.

Drugim krokiem jest porządek w dokumentach. Przed spisem powinny być zaksięgowane wszystkie faktury zakupowe z grudnia, dokumenty zwrotów do dostawców i protokoły likwidacji towaru. Firmy, które od 2026 roku otrzymują faktury zakupowe przez KSeF, mają to zadanie ułatwione, ponieważ biuro rachunkowe widzi pełną listę zakupów w systemie i może ją porównać z dokumentami magazynowymi.

Przepisy dopuszczają sporządzenie spisu w ciągu 7 dni przed lub po 31 grudnia. Wtedy trzeba jednak skorygować wynik o przyjęcia i wydania towaru z tego okresu, na podstawie dowodów zakupu i sprzedaży. Dla sklepu otwartego między świętami a Nowym Rokiem ta możliwość bywa praktyczna, ale wymaga dokładnej dokumentacji każdej zmiany stanu.

Jak policzyć towar w sklepie, hurtowni i warsztacie

Spis z natury wymaga fizycznego przeliczenia towaru. Raport z programu magazynowego lub kasy fiskalnej dobrze sprawdza się jako punkt wyjścia i lista kontrolna, ale wartość do księgi wynika z tego, co faktycznie leży na półkach.

W sklepie zaleca się wykonywanie remanentu przez co najmniej dwie osoby. Jedna osoba liczy, druga zapisuje. Warto podzielić sklep na strefy (regał, półka, zaplecze) i oznaczać przeliczone miejsca, żeby żadnej półki nie pominąć ani nie policzyć dwa razy. Towar sprzedawany na wagę trzeba zważyć i zapisać w tej samej jednostce, w której był kupowany.

W hurtowni kluczowe jest porównanie stanu fizycznego ze stanem w programie magazynowym jeszcze przed zamknięciem spisu. Duże rozbieżności przy pojedynczych pozycjach zwykle wynikają z błędnie wydanego towaru albo niezaksięgowanego dokumentu, a wyjaśnienie ich od razu jest znacznie łatwiejsze niż w lutym.

W warsztacie spisem obejmuje się części zamienne na magazynie oraz materiały takie jak oleje, płyny eksploatacyjne, filtry, lakiery czy materiały ścierne. Napoczęte opakowania, np. beczkę oleju, spisuje się według faktycznie pozostałej ilości.

Wycena towarów w spisie z natury

Towary handlowe i materiały wycenia się według cen zakupu lub nabycia. Nawet jeżeli cena rynkowa z dnia spisu jest niższa, przedsiębiorca musi ją stosować. Wyroby gotowe, półwyroby i produkcję w toku wycenia się według kosztów wytworzenia, a braki i odpady według oszacowania, z uwzględnieniem stopnia ich przydatności.

W praktyce biuro rachunkowe najczęściej widzi dwa problemy z wyceną. Pierwszy to wycena według ceny sprzedaży z metki zamiast ceny zakupu, co zawyża remanent o całą marżę. Drugi to stosowanie ceny z najnowszej faktury do całego zapasu, choć część towaru kupiono wcześniej taniej lub drożej. Dlatego przy towarach kupowanych wielokrotnie w roku warto mieć pod ręką faktury zakupu z ostatnich miesięcy.

Towar uszkodzony, przeterminowany i brakujący

Towar uszkodzony lub przeterminowany, który nadaje się jeszcze do sprzedaży po obniżonej cenie, wycenia się według tej niższej wartości rynkowej. Towar całkowicie nieprzydatny warto zlikwidować przed spisem i sporządzić protokół likwidacji z opisem, datą, ilością i przyczyną. Przy większych ilościach dobrym dowodem jest dokument od firmy utylizacyjnej.

Osobną sprawą są niedobory, czyli różnica między tym, co wynika z dokumentów, a tym, co jest na półkach. Księgowi z biura księgowego iKsięgowa podkreślają, że każdy większy brak warto wyjaśnić i opisać, np. kradzież zgłoszoną na policję, zniszczenie czy pomyłkę przy wydaniu towaru. Niewyjaśnione braki budzą wątpliwości urzędu skarbowego, a w niektórych sytuacjach wymagają korekty VAT naliczonego przy zakupie.

Co musi zawierać arkusz spisu z natury

Przepisy określają elementy, które musi mieć spis z natury:

• imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy,

• datę sporządzenia spisu,

• numer kolejny pozycji,

• szczegółowe określenie towaru lub innego składnika,

• jednostkę miary i ilość,

• cenę jednostkową w złotych i groszach,

• wartość każdej pozycji, czyli ilość pomnożoną przez cenę,

• łączną wartość spisu,

• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,

• podpisy osób sporządzających spis oraz właściciela firmy.

Arkusze warto numerować i podpisywać na każdej stronie. Spis przechowuje się razem z dokumentacją podatkową firmy, ponieważ urząd może poprosić o niego w trakcie kontroli nawet kilka lat później.

Co przekazać biuru rachunkowemu po spisie

Po zakończeniu liczenia biuro rachunkowe potrzebuje kompletu dokumentów: podpisanych arkuszy spisu, protokołów likwidacji towaru, opisu wyjaśnionych niedoborów oraz informacji o towarach obcych, które zostały pominięte w spisie. Firmy korzystające z programu magazynowego mogą przekazać także raport ze stanem magazynowym na 31 grudnia, który pozwala porównać oba wyniki.

Biuro rachunkowe iKsięgowa zaleca przekazanie spisu w pierwszych dniach stycznia. Księgowy ma wtedy czas na sprawdzenie wyceny i ewentualne pytania, zanim zacznie przygotowywać rozliczenie za grudzień i zeznanie roczne. Warto też porównać wynik spisu z remanentem z poprzedniego roku. Duży skok wartości towaru przy podobnej sprzedaży albo gwałtowny spadek to sygnał, że warto przyjrzeć się wycenie lub zakupom, zanim zrobi to urząd.

Najczęstsze błędy w remanencie wychwytywane przez biuro księgowe

Doświadczenia biura rachunkowego iKsięgowa pokazują, że większość błędów powtarza się co roku. Najczęściej są to: wycena towaru w cenach sprzedaży, pominięcie towaru na zapleczu lub w drugim magazynie, wliczenie do spisu cudzych rzeczy, brak podpisów i klauzuli zamykającej oraz niewyjaśnione różnice między stanem fizycznym a dokumentami. Każdy z nich zmienia dochód firmy, a przy kontroli podważa wiarygodność całej księgi.

Dobrze przygotowany spis z natury daje przedsiębiorcy znacznie więcej niż spełnienie obowiązku. Pokazuje, ile pieniędzy jest zamrożone w towarze, które produkty zalegają od miesięcy i gdzie w firmie giną pieniądze. Dla wielu właścicieli sklepów i warsztatów to jedyny moment w roku, kiedy widzą dokładny obraz swojego magazynu. Warto go wykorzystać razem z biurem rachunkowym przy planowaniu zakupów na kolejny rok.