Podpis kwalifikowany dla firmy - jak podpisać dokument elektronicznie i zorganizować cały proces?

Podpis kwalifikowany pozwala Ci podpisać dokument elektronicznie z mocą prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. W firmie samo złożenie podpisu to jednak tylko jeden etap całego procesu. Musisz również przygotować dokument, uzyskać akceptację, wskazać osoby podpisujące, kontrolować status i zapisać podpisaną wersję we właściwym miejscu. Jak zorganizować elektroniczne podpisywanie dokumentów tak, aby cały proces przebiegał sprawnie i bez ręcznego przekazywania dokumentów między systemami?

Podpis kwalifikowany w firmie - kiedy jest potrzebny?

Podpis kwalifikowany to jeden z rodzajów podpisu elektronicznego, który możesz wykorzystać do potwierdzania dokumentów. Jego szczególne znaczenie wynika z mocy prawnej równoważnej podpisowi własnoręcznemu.

W firmie wykorzystasz go m.in. przy dokumentach, dla których przepisy, umowa lub wewnętrzne procedury wymagają odpowiedniej formy podpisu. Jeśli takie wymagania nie występują, w wielu przypadkach wystarczy prosty lub zaawansowany podpis elektroniczny.

Dlatego przed wyborem rodzaju podpisu sprawdź charakter dokumentu i wymagania formalne. Sam fakt podpisywania dokumentu elektronicznie nie oznacza jeszcze, że potrzebujesz podpisu kwalifikowanego.

Jakie podpisy elektroniczne można wykorzystać w firmowym procesie?

W procesach biznesowych możesz korzystać z różnych poziomów podpisu elektronicznego. W TrustCenter znajdziesz trzy podstawowe warianty:

• podpis prosty - wykorzystasz go w procesach, w których nie jest wymagany wyższy poziom uwierzytelnienia,

• podpis zaawansowany - jednoznacznie identyfikuje podpisującego i pozwala wykryć każdą późniejszą zmianę dokumentu,

• podpis kwalifikowany - zastosujesz go przy dokumentach wymagających kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Możesz również skorzystać z podpisu odręcznego na ekranie urządzenia, także z dodatkowym potwierdzeniem SMS, oraz z jednorazowego podpisu kwalifikowanego. W tym ostatnim przypadku podpisujący nie musi wcześniej kupować certyfikatu kwalifikowanego.

Sam podpis to nie cały proces - jak wygląda elektroniczne podpisywanie dokumentu w firmie?

Elektroniczny podpis nie oznacza jeszcze elektronicznego obiegu dokumentu. Jeśli chcesz uporządkować cały proces, możesz wykorzystać prostą ścieżkę:

przygotowanie dokumentu → akceptacja → wskazanie podpisujących → podpis → kontrola statusu → podpisany dokument → archiwizacja

Problem pojawia się wtedy, gdy każdy etap realizujesz w innym miejscu. Dokument przygotowujesz w jednym systemie, akceptujesz e-mailem, przekazujesz do narzędzia podpisowego, a następnie ręcznie zapisujesz w repozytorium.

Przy większej liczbie dokumentów trudniej kontrolować, kto ma podpisać dokument, w jakiej kolejności i na jakim etapie znajduje się sprawa. Dlatego warto potraktować podpis jako element większego procesu, a nie osobne zadanie.

Jak zintegrować podpis elektroniczny z systemami firmy?

Jeśli korzystasz już z CRM, ERP lub innego systemu IT, nie musisz budować osobnego procesu wokół podpisów. TrustCenter działa jako warstwa obsługi podpisów i można go połączyć z istniejącymi systemami przez REST API.

Dzięki temu dokument trafia do podpisu bez ręcznego przenoszenia między aplikacjami, a po zakończeniu procesu podpisana wersja wraca do właściwego obiegu.

Podpis kwalifikowany jako etap obiegu dokumentów

Możesz włączyć podpis elektroniczny kwalifikowany bezpośrednio w proces obsługi umów, dokumentów HR, NDA i innych dokumentów wymagających podpisu. W TrustCenter wskażesz podpisujących, ich role i kolejność, a także osoby, które mają otrzymać kopię dokumentu.

Podpisywać mogą również Twoi kontrahenci i inne osoby spoza organizacji. Wystarczy indywidualny link - bez konieczności zakładania konta w firmowym systemie.

TrustCenter API - podpisy elektroniczne w systemie, którego już używa firma

Nie musisz budować osobnego procesu wokół podpisu. TrustCenter możesz zintegrować z systemem, którego już używasz, przez REST API. Dzięki temu obsługa podpisów staje się częścią procesu działającego w Twojej organizacji.

Cały cykl pracy z dokumentem możesz wtedy uporządkować w jednym procesie: od przygotowania i akceptacji, przez wskazanie podpisujących i zebranie podpisów, po kontrolę statusu i archiwizację podpisanej wersji.