Rozwój technologii sprawił, że zamiana wartościowych dokumentów w formie papierowej na formę cyfrową stała się codziennością. Dzięki temu możliwe jest przestawienie się na częściowo lub w pełni na elektroniczny obieg dokumentów, co znacznie podnosi efektywność pracy zespołów i ułatwia skalowanie przedsiębiorstwa. Na czym polega proces digitalizacji dokumentów i czy jest on opłacalny?

Czym jest digitalizacja?

Ogólnie rzecz biorąc, digitalizacja to złożone działania mające na celu stworzenie cyfrowej wersji materiałów zapisanych dotychczas na nośnikach fizycznych. Obecnie istnieje wiele wyspecjalizowanych przedsiębiorstw oferujących usługi archiwizacji dokumentów, zapewniających jednocześnie bezpieczeństwo obsługiwanym Klientom.

Co można poddać digitalizacji?

Swoje zbiory na format cyfrowy chętnie przenoszą różnego rodzaju archiwa, muzea i biblioteki. W tego typu placówkach odbywa się digitalizacja dokumentów archiwalnych, dzieł sztuki, książek, starodruków czy rękopisów. W instytucjach tych często przeprowadzana jest digitalizacja starych, zabytkowych dokumentów. Digitalizacji mogą podlegać nie tylko nośniki papierowe, ale również materiały audio i wideo, które dotychczas przechowywane były na płytach winylowych, kasetach magnetofonowych i jeszcze starszych nośnikach.

Proces digitalizacji dokumentów

Proces digitalizacji dokumentacji firmowej, czyli skanowania firmowego archiwum powinien się odbywać w specjalnie wyznaczonym do tego pomieszczeniu zamykanym na klucz. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za digitalizację będą mogli zadbać o to, aby żaden dokument nie dostał się w niepowołane ręce. Najlepiej, jeśli będą to osoby, które już wcześniej zajmowały się przetwarzaniem tych danych. Wszystkich pracowników biorących udział w procesie digitalizacji należy odpowiednio przeszkolić pod kątem obowiązujących przepisów, dotyczących ochrony danych. Warto jednak zdecydować się na współpracę z specjalnie wyszkoloną w tym kierunku firmą oferującą cyfrową archiwizacje dokumentów.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Równie ważną kwestią, co samo skanowanie jest odpowiednie przechowywanie plików w wersji cyfrowej. Zwykłe umieszczenie ich na dyskach komputerów jest niebezpieczne i nieefektywne. Taki sprzęt może w każdej chwili ulec awarii lub zostać skradziony. Dodatkowo, przy każdej wymianie sprzętu konieczne jest kopiowanie całego cyfrowego archiwum. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest umieszczenie ich na firmowym serwerze, co jest jednak niemałą inwestycją.