Fundamentalnym elementem działania każdej firmy jest obieg danych w postaci dokumentów. Jakkolwiek tradycyjne metody ich przekazywania, magazynowania i wyszukiwania, powoli przechodzą do przeszłości. Zastępują je elektroniczne rozwiązania, w postaci systemów do automatyzacji procesów w firmach. Grupę tego typu procesów obejmuje wspomniany obieg dokumentów. Firmy, które decydują się na automatyzację swoich procesów wewnętrznych, zazwyczaj rozpoczynają od digitalizacji właśnie tego obszaru. Taka decyzja przynosi relatywnie szybko widoczne rezultaty. W jakiej formie? Co zmienia w dotychczasowej działalności wdrożenie systemu do obiegu dokumentów?
1. Lepsza organizacja pracy
Obieg dokumentów wyklucza potrzebę przekładania dokumentów między biurkami pracowników. W tym faktur i umów. Zamknięte w systemie, mogą być dużo łatwiej wyszukiwane i organizowane. Obieg dokumentów umożliwia wgląd w to, kto i kiedy dany dokument otworzył i czy przekazał go ponownie.
2. Oszczędności w budżecie
W tradycyjnym obiegu dokumentów dokumenty często giną lub w natłoku pracy są zapominane. To natomiast powoduje straty w budżecie firmy związane z czasem poświęcanym, aby dany dokument odnaleźć i opóźnieniami w wywiązywaniu się z umów.
3. Zwiększony komfort pracy
System do obiegu dokumentów w firmie, dla której automatyzacja jest nowością, może z początku zniechęcać pracowników. Jednak w krótkim czasie okazuje się, że decyzja o wdrożeniu systemu zwiększyła komfort pracowników, którzy poprzednio przyzwyczaili się do nieefektywnego tradycyjnego obiegu dokumentów.
4. Większa kontrola nad zadaniami i deadlinami
Automatyzacja obiegu dokumentów daje znacznie większą kontrolę nad zarządzaniem zadaniami. Jak wcześniej wspomnieliśmy, system do obiegu dokumentów pozwala na wgląd w informacje o tym, kiedy dana osoba otworzyła dokument i jakie następne kroki podjęła.
Co więcej, system do obiegu dokumentów może służyć jako elektroniczne archiwum, będące alternatywą dla fizycznego pomieszczenia, oraz jako terminarz, który przypomina o nadchodzących lub zaległych zadaniach do wykonania.
5. Integracja różnych działów firmy
Wiele firm używa systemu finansowo-księgowego lub CRM do zarządzania jednym z działów firmy. Dobrze dobrany system do obiegu dokumentów, może zostać zintegrowany z tymi systemami i łączyć ze sobą różne obszary działania firmy. Na przykład, faktury przetwarzane w systemie finansowo-księgowym, mogą zostać poddane wieloetapowej akceptacji w systemie do obiegu dokumentów, bez potrzeby przepisywania danych.
6. Gotowość na najnowsze technologie
Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w biznesie ma bardzo szeroki zakres i powoli staje się standardem dla efektywnie prowadzonych przedsiębiorstw. System charakteryzujący się otwartym kodem źródłowym pozwoli na modyfikację funkcji systemu w przyszłości oraz integrację z innymi używanymi w firmie technologiami.
Podsumowując, obieg dokumentów jest systemem, w jaki warto inwestować. Nie tylko sprawi, że zarządzanie firmą stanie się łatwiejsze i bardziej efektywne, ale również wpłynie na jej konkurencyjność.
Obecnie na rynku jest wiele systemów do zarządzania dokumentami, dlatego warto poświęcić czas na dokładną analizę potrzeb firmy i upewnić się, że system będzie mógł się rozwijać wraz z prowadzoną działalnością.
Użytkowniku, pamiętaj, że w Internecie nie jesteś anonimowy. Ponosisz odpowiedzialność za treści zamieszczane na portalu przelom.pl. Dodanie opinii jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu portalu. Jeśli zauważyłeś, że któraś opinia łamie prawo lub dobry obyczaj - powiadom nas [email protected] lub użyj przycisku Zgłoś komentarz
22.06.2025
ALTANY, tarasy, wiaty garażowe, pergole, różnego r...
Spakuj plecak na kryzysową sytuację
Jeszcze proszę dodać gdzie z tym plecakiem się udać. Do piwnicy?To zapasy jedzenia nie zmieszczą się żeby gdzieś się z nim wybrać. Może zastanowić się nad bezpieczeństwem kraju niż jakiś ucieczkach z plecakiem. Psa do niego nie zmieszczę.
Nika
23:23, 2025-07-06
Spakuj plecak na kryzysową sytuację
Nie straszycie? Więc co to jest? Powódź już była to trochę późno. Przydałoby się coś na częste pożary ostatnio w Polsce. Może składowisko gaśnic w domu, łopaty i koce oraz maski. Przestańcie straszyć ludzi porównując nas do Ukrainy, pisząc o schronach w piwnicach.
Nika
23:22, 2025-07-06
Solidex triumfuje w Porębie Wielkiej
A ci panowie pracują w tej firmie??? Niestety bezsensu popsuli zabawę innym firmowym drużynom, które faktycznie wystawiły reprezentację swoich zakładów pracy!!!! Sprawdzajcie co piszecie bo to kolejna kompromitacja Przełomu!!!
Kłamstwo
23:09, 2025-07-06
Zimna woda, ciepłe wspomnienia. Historia dwóch basenów
O zmarłych pisze się dobrze ...albo wcale. Ja to przedstawię inaczej. Nieżyjący już od lat Marian Barski jako gospodarz krytego basenu "przy Zbyszku" nie był taki kryształowy, jak to pani Molenda go wspomina. Lubił sobie wypić, o obmacywaniu dziewczynek nie wspomnę. Wtedy jeszcze nie był znany termin "molestowanie". Pod koniec jego kariery basenowej "na Zbyszku" utonął chłopiec. W czasie tej tragicznej okoliczności gospodarz tego basenu był pod znacznym wpływem wysokoprocentowego alkoholu. Przeważnie był. Nie wiem, jak pozostali ratownicy. Może podobnie...
Mieszkaniec przy Zby
21:51, 2025-07-06
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz