Fundamentalnym elementem działania każdej firmy jest obieg danych w postaci dokumentów. Jakkolwiek tradycyjne metody ich przekazywania, magazynowania i wyszukiwania, powoli przechodzą do przeszłości. Zastępują je elektroniczne rozwiązania, w postaci systemów do automatyzacji procesów w firmach. Grupę tego typu procesów obejmuje wspomniany obieg dokumentów. Firmy, które decydują się na automatyzację swoich procesów wewnętrznych, zazwyczaj rozpoczynają od digitalizacji właśnie tego obszaru. Taka decyzja przynosi relatywnie szybko widoczne rezultaty. W jakiej formie? Co zmienia w dotychczasowej działalności wdrożenie systemu do obiegu dokumentów?
1. Lepsza organizacja pracy
Obieg dokumentów wyklucza potrzebę przekładania dokumentów między biurkami pracowników. W tym faktur i umów. Zamknięte w systemie, mogą być dużo łatwiej wyszukiwane i organizowane. Obieg dokumentów umożliwia wgląd w to, kto i kiedy dany dokument otworzył i czy przekazał go ponownie.
2. Oszczędności w budżecie
W tradycyjnym obiegu dokumentów dokumenty często giną lub w natłoku pracy są zapominane. To natomiast powoduje straty w budżecie firmy związane z czasem poświęcanym, aby dany dokument odnaleźć i opóźnieniami w wywiązywaniu się z umów.
3. Zwiększony komfort pracy
System do obiegu dokumentów w firmie, dla której automatyzacja jest nowością, może z początku zniechęcać pracowników. Jednak w krótkim czasie okazuje się, że decyzja o wdrożeniu systemu zwiększyła komfort pracowników, którzy poprzednio przyzwyczaili się do nieefektywnego tradycyjnego obiegu dokumentów.
4. Większa kontrola nad zadaniami i deadlinami
Automatyzacja obiegu dokumentów daje znacznie większą kontrolę nad zarządzaniem zadaniami. Jak wcześniej wspomnieliśmy, system do obiegu dokumentów pozwala na wgląd w informacje o tym, kiedy dana osoba otworzyła dokument i jakie następne kroki podjęła.
Co więcej, system do obiegu dokumentów może służyć jako elektroniczne archiwum, będące alternatywą dla fizycznego pomieszczenia, oraz jako terminarz, który przypomina o nadchodzących lub zaległych zadaniach do wykonania.
5. Integracja różnych działów firmy
Wiele firm używa systemu finansowo-księgowego lub CRM do zarządzania jednym z działów firmy. Dobrze dobrany system do obiegu dokumentów, może zostać zintegrowany z tymi systemami i łączyć ze sobą różne obszary działania firmy. Na przykład, faktury przetwarzane w systemie finansowo-księgowym, mogą zostać poddane wieloetapowej akceptacji w systemie do obiegu dokumentów, bez potrzeby przepisywania danych.
6. Gotowość na najnowsze technologie
Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w biznesie ma bardzo szeroki zakres i powoli staje się standardem dla efektywnie prowadzonych przedsiębiorstw. System charakteryzujący się otwartym kodem źródłowym pozwoli na modyfikację funkcji systemu w przyszłości oraz integrację z innymi używanymi w firmie technologiami.
Podsumowując, obieg dokumentów jest systemem, w jaki warto inwestować. Nie tylko sprawi, że zarządzanie firmą stanie się łatwiejsze i bardziej efektywne, ale również wpłynie na jej konkurencyjność.
Obecnie na rynku jest wiele systemów do zarządzania dokumentami, dlatego warto poświęcić czas na dokładną analizę potrzeb firmy i upewnić się, że system będzie mógł się rozwijać wraz z prowadzoną działalnością.
Użytkowniku, pamiętaj, że w Internecie nie jesteś anonimowy. Ponosisz odpowiedzialność za treści zamieszczane na portalu przelom.pl. Dodanie opinii jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu portalu. Jeśli zauważyłeś, że któraś opinia łamie prawo lub dobry obyczaj - powiadom nas [email protected] lub użyj przycisku Zgłoś komentarz
22.06.2025
ALTANY, tarasy, wiaty garażowe, pergole, różnego r...
Auto wpadło do rowu. Kierowca w szpitalu
no ładnie, trzy jednostki osp! chyba sobie nawzajem wyrywali tego kierowcę! od dawna można zaobserwować że do byle zdarzeń zjeżdżają się wszystkie okoliczne straże żeby zaliczyć akcję
jarek
22:49, 2025-07-07
Eder zagra nową płytę na Rynku w Chrzanowie
Nowa siła Maciej doi.z.dwòch cycków..Nieprawdaż? Komercyjnie i z publicznnych jak.każdy człon PO
Bążur
22:43, 2025-07-07
Plantacja konopi indyjskich w Chrzanowie
To jest Polska. Koleś, który uprawia konopię może dostać 20 lat,a Sebastianowi M., który spowodował wypadek śmiertelny na autostradzie grozi do 8 lat. Żenada silnia!!
Alojzy Bąbel
20:40, 2025-07-07
Plantacja konopi indyjskich w Chrzanowie
Chłopu za konopie grozi 20 lat a zwyrodnialcowi za wydłubanie oczu śrubokrętem dziewczynie w Toruniu co doprowadziło do śmierci dożywocie. Brawo lewacka sprawiedliwość i tolerancja.W sumie niewielka różnica więc brygada uśmiechamy się i czekamy na następne ekscesy inżynierów
Ogień
20:33, 2025-07-07
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz