Dane są nieodłączną częścią we właściwie każdej firmie, niezależnie od branży, w której ona funkcjonuje. Stolarnia, biuro rachunkowe czy magazyn - we wszystkich tych firmach zbierane są na nośnikach danych (np. płytach CD, pendrivach itd.) dane na temat klientów czy zamówień. Należy przy tym pamiętać o jednym ważnym aspekcie - w większości takich nośników umieszczone są tzw. dane wrażliwe, jak np. imiona, nazwiska czy numery rachunków bankowych. To właśnie dlatego utylizacja nośników w taki sposób, aby osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu, jest szczególnie ważna.

Jakie są metody niszczenia nośników danych?

Wyróżnia się m.in. następujące rodzaje metod niszczenia danych: mechaniczne, logiczne oraz chemiczne. Metody mechaniczne polegają na utylizacji nośnika z danymi w sposób fizyczny, np. poprzez zmiażdżenie go, rozwiercenie, rozdrobnienie itd. Cel jest jeden - po przeprowadzeniu procesu niszczenia odzyskanie danych z nośników powinno być niemożliwe.

Drugi z rodzajów to logiczne metody niszczenia dysków z danymi. Metody logiczne polegają na wielokrotnym nadpisywaniu zgromadzonych na danym nośniku informacji tak, aby ich odczytanie przez osobę trzecią nie było możliwe. Należy jednak przy tym pamiętać, że metoda logiczna może być skutecznie przeprowadzona jedynie na dyskach, które działają w pełni sprawnie. Poza tym, metoda nie jest stuprocentowo skuteczna - zawsze istnieje przynajmniej minimalne ryzyko, że dane da się odczytać.

Czasem stosuje się również metody chemiczne, w ramach których stosuje się określone substancje, które zmieniają strukturę nośnika w taki sposób, by zapisywanie na nim danych nie było już możliwe.

Niszczenie nośników danych a obowiązujące przepisy prawne

Kwestia niszczenia dokumentów jest poruszana w licznych przepisach prawnych dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstw. Najważniejsze z tych regulacji to przede wszystkim:

• Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 r.,
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
• Ustawa z dnia 31 stycznia 1989 r. Prawo Bankowe,
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 maja 2012 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru,
• Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (RODO).

Ponadto, istnieją także normy regulujące sposób utylizacji nośników, np. DIN 66399, która reguluje mechaniczne sposoby utylizacji nośników danych. W normie DIN 66399 zawarte są także klasy tajności dla różnych rodzajów dokumentów. Standard DIN 66399 nie jest jedyny; istotne są także zasady ujęte w normach: ISO 9001, ISO 27001.

Niszczenie danych - profesjonalne usługi

Aby móc skupić się na innych zadaniach istotnych biznesowego punktu widzenia, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług firmy zajmującej świadczeniem specjalistycznych usług z zakresu niszczenia nośników danych. Część z takich przedsiębiorstw oferuje kompleksowe usługi, zajmując się także odbiorem nośników z siedziby klienta.

Podczas podejmowania współpracy z profesjonalną firmą zajmującą się utylizacją nośników danych należy pamiętać o kilku kwestiach. Ważne jest m.in. zawarcie odpowiedniej umowy z takim przedsiębiorstwem. W umowie tej powinien być precyzyjnie określony zakres świadczonych usług oraz rodzaje nośników, które będą podlegać niszczeniu oraz procedura utylizacji (zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych, niszczenie może być przeprowadzone wyłącznie w miejscu w pełni kontrolowanym przez takie przedsiębiorstwo).