Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim systemem informatycznym służącym do wystawiania i odbierania faktur strukturalnych. To narzędzie wprowadzone zostało przez Ministerstwo Finansów i początkowo było dobrowolne, jednak aktualnie jest obowiązkowe dla wielu firm w naszym kraju. Co warto wiedzieć o uprawnieniach nadawanych w KSeF? Jak przebiega nadawanie uprawnień dla biura rachunkowego?

KSeF - rodzaje uprawnień

Nadawanie uprawnień do KSeF 2026 może odbywać się prosto i szybko. Zgodnie z przepisami dotyczącymi korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, uprawnieniami do użytkowania tego systemy są uprawnienia do:

• Nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
• Wystawiania lub dostępu do faktur strukturalnych i wystawionych w trybie awaryjnym, offline 24 lub niedostępności.
• Wystawiania faktur VAT RR i faktur RR Korekta z użyciem KSeF.
• Wystawiania faktur w ramach tzw. samofakturowania. 

Warto podkreślić, że uprawnienia te przysługują nie tylko podatnikom, lecz mogą także przysługiwać osobom fizycznym wskazanym przez podatnika. Takimi osobami mogą być np. pracownicy danej firmy. 

Powyższe uprawnienia przysługują nie tylko podatnikowi, ale mogą też przysługiwać osobie fizycznej wskazanej przez podatnika. Taką osobą fizyczną może być pracownik podatnika.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Wiemy już, jakie uprawnienia KSeF mamy do dyspozycji. A jak przeprowadzić proces nadawania uprawnień? Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień jest możliwe elektronicznie lub papierowo. W tym pierwszym przypadku skorzystamy z oprogramowania interfejsowego, gdzie podatnik wskazuje wymagany zakres danych. Ta druga opcja dotyczy złożenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu uprawnień na druku ZAW-FA, jednakże jest to możliwe jedynie dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się poprzez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną!

Jakie uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego? Jest to bardzo ważna kwestia dla wielu przedsiębiorców, którzy zlecają prowadzenie księgowości i fakturowanie na zewnątrz. Okazuje się, że przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe lub konkretną osobę fizyczną (np. pracownika tego biura) do wystawiania i dostępu do faktur strukturalnych w KSeF. Zależności w tym zakresie nadal wzbudzają liczne wątpliwości przedsiębiorców. 

Jakie dane trzeba podać?

Bez względu na to, w jaki sposób nadajemy uprawnienia biurom rachunkowym lub pracownikom, konieczne jest podanie najważniejszych danych. Obejmują one głównie:

• NIP podatnika/podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia,
• dane kontaktowe podatnika lub podmiot (adres e-mail, numer telefonu - nieobowiązkowo),
• w przypadku osoby fizycznej, której nadawane są uprawnienia: NIP lub PESEL, imię i nazwisko, numer i seria dowodu osobistego, dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej (gdy certyfikat nie zawiera NIP-u ani PESEL-u, dane kontaktowe osoby fizycznej (adres e-mail i numer telefonu - nieobowiązkowo),
• miejsce i cel składania zawiadomienia,
• podpis podatnika/podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia, lub podmiotu reprezentującego. 

W efekcie można sprawnie nadać uprawnienia innym osobom lub właścicielowi biura rachunkowego. 

Faktura ustrukturyzowana - co to oznacza?

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jest to faktura, do której wystawienia użyty został Krajowy System e-Faktur wraz z numerem identyfikującym. Obecnie przyjmuje ona format XML, który jest zgodny ze strukturą logiczną elektronicznej faktury FA(3), opublikowaną w CRWDE (Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych) na platformie ePUAP. Co ważne, przepisy dotyczące KSeF obejmują m.in. czynnych podatników VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. Z Krajowego Systemu e-Faktur już teraz korzystają zobowiązane do tego firmy, uzyskując przejrzyste i nowoczesne narzędzie w swojej pracy.