Sołtysi niejednokrotnie przetwarzają dane osobowe aczkolwiek nie zawsze w imieniu gminy. Czy zatem sołtysowi można udostępnić dane osobowe mieszkańców sołectwa.

Udostępnienie albo powierzenie

Generalnie bowiem sołtysowi można udostępniać dane osobowe tak samo jak innym podmiotom, tj. gdy istnieje do tego podstawa prawna. A dokładniej mówiąc - gdy sołtys posiada własną przesłankę przetwarzania tych danych osobowych. Bez wątpienia po pozyskaniu danych osobowych sołtys będzie przetwarzał dane osobowe, które pozyska od ADO. Oznacza to, że powinien mieć do tego ważną podstawę prawną.

W przypadku przekazania podmiotowi zewnętrznemu (sołtysowi) danych osobowych administrator danych powinien - biorąc pod uwagę okoliczności faktyczne konkretnej sprawy - dokonać wyboru formy przekazania tych danych. Korzystanie bowiem z danych osobowych przez inne podmioty niż administrator danych może obywać się na zasadzie udostępnienia tych danych albo na zasadzie powierzenia przetwarzania danych.

Wspomnianą wyżej podstawę prawną może więc stanowić:

• powierzenie sołtysowi przetwarzania danych osobowych, w stosunku do których to danych jednostka samorządowa jest administratorem - wówczas sołtys jest jedynie tzw. procesorem (co wyjaśnimy poniżej);
• udostępnienie danych osobowych.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych to jeden z dwóch, obok udostępnienia, sposobów uprawnienia innego podmiotu do przetwarzania danych osobowych znajdujących się w posiadaniu danego administratora danych. Powierzenie przetwarzania danych osobowych pozwoli w łatwy i szybki sposób uprawnić do przetwarzania danych osobowych podmioty, które normalnie nie mogłyby tego robić (czyli np. sołtysa).. Podmiot, któremu dane zostały powierzone do przetwarzania jest nazywany ogólnie procesorem (będzie nim sołtys).

Uwaga.

Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych powinna być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści umowy zawsze trzeba wskazać przede wszystkim zakres oraz cel powierzenia przetwarzania ale i pozostałe elementy, o których mowa w art. 28 RODO.

Konieczna podstawa przetwarzania danych

Z kolei z udostępnieniem danych osobowych mamy do czynienia jednak wyłącznie w sytuacji, gdy odbiorcą danych jest inny administrator danych, który wykorzystuje te dane do swoich własnych celów. W przypadku udostępnienia danych zarówno dotychczasowy jak i nowy administrator danych powinni legitymować się jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych. Przy tym podstawy przetwarzania danych mogą być inne dla dotychczasowego i nowego administratora. Z kolei w przypadku powierzenia danych osobowych procesor może przetwarzać przekazane dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.  Powierzenie danych następuje bowiem w związku ze zleceniem procesorowi realizacji części zadań administratora. Powierzenie przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi nie oznacza, że ten podmiot staje się przez to ich administratorem. Status administratora danych posiada nadal powierzający dane.

Uwaga.

Jeżeli sołtys ma własne cele przetwarzania danych osobowych (tj. spełnia którąś z przesłanek z art. 6 ust. 1 RODO) to wówczas dane można mu udostępnić, a jeżeli nie ma spełnionej żadnej z tych przesłanek, wówczas dane można mu tylko powierzyć w ramach celów ADO.

Więcej porad ekspertów dotyczących ochrony danych osobowych znajdziesz na stronie www.poradyodo.pl/porady-ekspertow-97

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) - art. 6, art. 28.

Marcin Sarna
Radca prawny, ekspert portalu PoradyODO.pl