Zastanawiasz się, czym dokładnie jest Krajowy System e-Faktur? Chcesz wiedzieć jak nowe zasady wpłyną na codzienne funkcjonowanie Twojej firmy? Nadchodzący KSeF to bardzo duża zmiana w sposobie fakturowania, która dotknie każdego przedsiębiorcę. Przeczytaj zbiór najważniejszych informacji o KSeF na 2026 rok!

Czym jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy?

Dla wielu przedsiębiorców znajomość odpowiedzi na pytanie “co to jest KSeF”? będzie wymagana już od lutego tego roku. Już wkrótce Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości firm. Czym zatem dokładnie jest KSeF?

To centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur. Co za tym idzie, od teraz wszystkie faktury będą wystawiane tylko w formie elektronicznej.

Każda faktura dostanie swój własny numer, jak również trafi do Urzędu Skarbowego. Ma na to celu wyeliminować nieprawidłowości w fakturowaniu oraz zwiększyć ich przejrzystość i kontrolę nad przebiegiem dokumentów.

Obowiązek e-fakturowania będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców, ale nie każdego od razu. Od czego to zależy? Głównym wyznacznikiem jest typ działalności oraz obroty w 2024 roku.

Już od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca z obrotem ponad 200 mln w 2024 roku będzie musiał przejść na e-faktury. Pozostali, w tym Jednoosobowe Działalności Gospodarcze, dołączą 1 kwietnia 2026 roku, a mikroprzedsiębiorcy rozpoczną pracę z KSeF dopiero 1 stycznia 2027 roku.

Co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?

KSeF wprowadza nowe zasady korygowania faktur. W przypadku błędnej faktury nie można jej usunąć ani wycofać. Trzeba będzie sporządzić fakturę korygującą. Faktury oraz ich korekty będą przechowywane w systemie przez 10 lat.

W KSeF funkcjonuje również możliwość nadawania uprawnień. Oznacza to, że jako właściciel nie musisz wystawiać wszystkich dokumentów, ale możesz wskazać osobę w Twojej firmie, która będzie za to odpowiedzialna.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF nie dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - podatników zwolnionych z VAT. Poza systemem pozostaną również faktury uproszczone, noty księgowe czy bilety na komunikację miejską.

Dlaczego warto przygotować się na KSeF i jak to zrobić?

Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur oraz obsługi Krajowego Systemu e-Faktur to zmiana, która wpłynie na codzienne funkcjonowanie Twojej firmy. Zmieni się całkowicie sposób fakturowania oraz obieg dokumentów.

Jak przygotować się na KSeF? Możesz skorzystać ze szkolenia KSeF online, które przygotuje Cię do sprawnej obsługi nowego systemu. Dzięki temu ograniczysz przyszłe błędy oraz usprawnisz działanie swojej firmy.

Krajowa Izba Księgowych przygotowała Kurs KSeF 2.0, który wprowadzi Cię w podstawy prawne, zasady bezpieczeństwa i techniczne aspekty nowego systemu. Przejście na e-faktury nie musi być trudne, a dzięki szkoleniu będziesz gotowy na nowe wyzwania.

Szczegóły szkolenia, inne kursy oraz więcej informacji możesz sprawdzić na portalu kik.edu.pl.