Lista obecności w pracy - na papierze czy on-line?

Chociaż według kodeksu pracy pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników w firmie, jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na nią. Do czego może służyć lista obecności pracowników i w jaki sposób ją prowadzić?

Lista obecności jako sposób ewidencji czasu pracy

Według prawa pracy, każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Wielu przedsiębiorców jako jedną z form rejestracji czasu pracy, wprowadza listy obecności pracowników w zakładzie pracy. Należy jednak pamiętać, że listy obecności nie są podstawą do rozliczania czasu pracy, ani tym samym, co grafik pracy. Podstawowa lista obecności, zawierająca jedynie nazwiska osób zatrudnionych, nie wykazująca ilości godzin przepracowanych przez daną osobę w konkretnym dniu jest jedynie informacyjnym dokumentem kadrowym dla pracodawcy, potwierdzającym rozpoczęcie i obecność w pracy w danym dniu - nie może być więc traktowana jako dokument urzędowy.

Jakie informację powinna zawierać lista obecności?

Papierowa lista obecności powinna zawierać informacje, takie jak nazwa zakładu pracy, okresu dla którego jest prowadzona, a także listę nazwisk pracowników, których dotyczy. Powinna również pozostawiać miejsce na podpisy pracowników poświadczające ich obecność w pracy oraz podpis osoby odpowiedzialnej (np. kierownika działu), którym poświadcza zgodność listy ze stanem faktycznym w danym dniu roboczym. Pracodawca samodzielnie określa sposób potwierdzania rozpoczęcia i obecności w pracy (oraz sposób, w jaki usprawiedliwiane są wszelkie nieobecności). Może wobec tego zastosować wyłącznie kartę ewidencji czasu pracy, ale może też zdecydować się na prowadzenie indywidualnych list obecności, w których znajdą się również informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, co z kolei pozwoli na określenie liczby przepracowanych godzin. Jeśli lista obecności zawiera wszystkie wymienione wyżej elementy, może być traktowana jako dokument dodatkowy ewidencji czasu pracy, której skrupulatne prowadzenie jest obowiązkiem każdego pracodawcy.

Jak ułatwić sobie prowadzenie ewidencji czasu pracy?

XXI wiek daje nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorców w postaci aplikacji i programów ułatwiających prowadzenie ważnej dokumentacji. Jednym z nich jest aplikacja Inewi, która między innymi automatycznie rejestruje czas pracy każdego pracownika, za pomocą tabletu lub smartfona. Aplikacja sama magazynuje wszystkie niezbędne informacje dotyczące poszczególnych pracowników na stronie internetowej, co pozwala na swobodny i łatwiejszy sposób zarządzania kadrami. Automatyczna lista obecności online daje możliwość automatycznego sprawdzania faktycznego czas pracy każdego pracownika, poprzez monitorowanie spóźnień oraz przerw. Dzięki temu nie tylko ułatwia nam prowadzenie ewidencji czasu pracy, ale dodatkowo daje możliwość oceny efektywności pracy danej osoby. System daje również możliwość wygenerowania cyfrowego odpowiednika karty ewidencji czasu pracy, zawierającego wszystkie wymagane przez kodeks pracy informacje.

Jeśli chcemy wprowadzić do swojej firmy ducha XXI wieku, warto pomyśleć o praktycznym rozwiązaniu, jakim jest elektroniczna lista obecności w pracy - wygoda i funkcjonalność to przecież obecnie podstawa!